Geburtstagswebsite

Ich hoffe ich bin an dieser Stelle richtig, vielleicht kann mir jemand weiterhelfen oder stand schon vor einer ähnlichen Aufgabe.

Folgende Problemstellung habe ich:

Meine Freundin wird 30 und möchte gern groß feiern.
Die Problematik dabei ist, das ein Großteil der Gäste wahrscheinlich eine weite Anreise hat. Wir haben allerdings den Luxus dass wir über sehr viel Platz verfügen und so ca 30-40 Gäste im Haus beherbergen können, ein großer Teil allerdings auch im Garten zelten kann.
Um die Party allgemein, wie aber auch die Übernachtungsmöglichkeiten jetzt vernünftig zu planen habe ich mir gedacht wir setzen eine Website auf, auf welcher sich die Gäste anmelden können, dazu muss die Seite allerdings geschlossen sein und nur eingeladenen Gästen Zugang gewähren.
Der Gast kann dann auf der Seite zu- bzw. absagen und bei einer Zusage auch einen Schlafplatz im Haus oder im Garten buchen.
Soweit so gut, jetzt würde ich natürlich gerne diesen ganzen Zusageprozess in einem Formular regeln, wo der Gast dann auch direkt sehen kann wie viele Schlafplätze noch verfügbar sind. Und mir am Ende eine brauchbare Liste ausspuckt wer alles kommt und wer davon wo schläft.
Hat jemand eine Idee wie man das gut umsetzen kann? Gibts vielleicht ein Plug-In was über Umwege schon einen Großteil der Aufgabe erledigt? Ich hab da jetzt einen Ansatz über ein Shopsystem um die Schlafplätze zb. als Produkt anzubieten.
Vielen Dank für eure Ideen